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キングオブタイム導入事例〜振替休日と代休の設定〜
皆さんこんにちは社労士の藤武です。
事業所で、振替休日及び代休の運用があり、キングオブタイムでも設定したいというご要望が多くあります。
キングオブタイムでもその設定は可能ですが、キングオブタイムのみで完結はできず、運用を伴うことになることがほとんどです。
今回はその辺りについてご説明したいと思います。
まずは振替休日と代休の違いをご理解いただくことが必要です。
振替休日：休日出勤の前に、出勤する日と代わりに休む日を事前に決める。
→事前に、労働日と休日を入れ替えるのが振替休日です。
代休：休日出勤をした後に、休日出勤の代わりに、休日を与えるもの。
→事後に、休日出勤の代わりに休日を与えるのが代休です。
一見同じようにみえる振替休日と代休ですが、事前に休日と労働日を入れ替えるか、事後に休日を与えるかの違いがあり、この違いが大きいものであることをご認識いただく必要があります。
振替休日と代休は、法的な取り扱いも異なるのですが、とりあえずここでは置いておいて、キングオブタイムの設定をご説明します。
まず最初にお伝えしますと、キングオブタイム上では、システム的に単純には振替休日と代休は併用できません。
運用では併用できますが、まずはこれが重要です。
したがって、事業所が振替休日がメインであるか代休がメインであるかにより、主たる設定をどちらかに決定します。
（私の感覚では、代休の残数を管理する運用の事業所の方が多いと思います。）
以下、従業員からの申請による運用を前提としてお伝えしてまいります。
振替休日フロー
①すべての日にスケジュールをあてる
②休日（所定外休日、法定休日）に対して「公休日」をあてる。
③本人申請等により振替休日申請により、振替休日が完了する。
代休フロー
①休暇区分の「代休」の設定において、残日数を計算するにチェックを入れる。
②休日に打刻を行う。←自動的に代休の残日数に1が加えられる。
③任意の労働日に対して、代休申請等により代休を取得する。
④残日数が減数されて完了する。
振替休日運用メインの際の代休の取り扱い
前述したように、振替休日運用では、休日に公休日をあてる必要があります。そして、その運用がメインであるときは、公休日に出勤（打刻）をすると、管理画面上でエラーが出ます。
エラーを解消す（公休日を外す）ことで、適切に振替が完了します。
代休運用メインの際の振替休日の扱い
振替休日と逆に、代休運用では、休日に公休日があたっていないため、従業員からの振替申請はできません。
したがって、なんらかの申請方法※により、管理画面で労働日と休日を入れ替えることで完了します。
※当日のスケジュール申請等により、メッセージのみを申請としてあげることが可能です。
キングオブタイムは非常に多機能ですが、残念ながら完璧にすべての運用を自動化や完了させることはできません。
キングオブタイムの機能を最大限に活用しながら、最小限の運用でカバーしていくことを検討することになります。
ぜひ最適な設定と運用で業務の効率化を進めてください。
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